สิ่งที่ต้องรู้เมื่อเป็นบริษัทจำกัด

สิ่งที่ต้องรู้เมื่อเป็นบริษัทจำกัด
          บริษัทจำกัด คือ การที่บุคคลตั้งแต่ 3 คนขึ้นไปร่วมกันทำกิจการโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแสวงหากำไรจากการดำเนินกิจการนั้นมาแบ่งปันกัน โดยบริษัทจำกัด จะแบ่งทุนออกเป็นหุ้น มูลค่าหุ้นละเท่าๆกัน ผู้ลงทุนในบริษัท เรียกว่า “ผู้ถือหุ้น” โดยผู้ถือหุ้นรับผิดไม่เกินจำนวนเงินที่ตนยังส่งใช้ไม่ครบมูลค่าของหุ้นที่ตนถือ เมื่อจดทะเบียนบริษัทจำกัดแล้ว จะมีสภาพเป็นนิติบุคคล ตามกฎหมายแยกต่างหากจากผู้ถือหุ้น และได้รับเลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลัก ซึ่งสามารถใช้เป็นเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของกรมสรรพากรได้

          สำหรับชื่อบริษัท ถ้าจะนำชื่อไปใช้ในดวงตรา ป้ายชื่อ หนังสือ จดหมาย หรือเอกสารอย่างอื่นเกี่ยวกับธุรกิจของบริษัทต้องใช้คำว่า “บริษัท” ไว้หน้าชื่อ และ “จำกัด” ไว้ท้ายชื่อด้วย ถ้าเป็นอักษรต่างประเทศต้องใช้คำซึ่งมีความหมายว่า “บริษัทจำกัด” ประกอบชื่อ

หน้าที่ของบริษัทจำกัด

1. ต้องมีที่ตั้งสำนักงานซึ่งถือเป็นภูมิลำเนาของบริษัทที่สามารถติดต่อได้ หากมีการย้ายที่ตั้งสำนักงานที่จดทะเบียนไว้ ก็ต้องยื่นคำขอจดทะเบียนย้ายที่ตั้งสำนักงานต่อนายทะเบียนหุ้นส่วนบริษัท
   
   
2. จัดทำสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้น ให้จัดทำตั้งแต่วันที่ได้จดทะเบียนเป็นบริษัทจำกัด เพื่อบันทึกข้อมูลของผู้ถือหุ้น จำนวนหุ้น และการเข้า - ออกจากการเป็นผู้ถือหุ้น รวมทั้งรายละเอียดเกี่ยวกับการโอนหุ้นและการเปลี่ยนแปลงรายการต่างๆ และต้องเก็บรักษาไว้ที่สำนักงานของบริษัท สมุดทะเบียนผู้ถือหุ้นต้องเปิดให้ผู้ถือหุ้นดูได้ในระหว่างเวลาทำการไม่น้อยกว่าวันละ 2 ชั่วโมง โดยไม่เสียค่าธรรมเนียม
   
   นอกจากนี้ยังต้องจัดทำใบหุ้นให้แก่ผู้ถือหุ้นทุกคนไว้เป็นหลักฐานเพื่อแสดงการเป็นเจ้าของหุ้นและจะเก็บค่าธรรมเนียมก็ได้แต่ไม่เกินสิบบาท โดยรายละเอียดในใบหุ้นต้องมีชื่อบริษัท หมายเลขหุ้น มูลค่าของหุ้น ชำระค่าหุ้นแล้วหุ้นละเท่าใด มีชื่อของผู้ถือหุ้นหรือคำว่าใบหุ้นออกให้แก่ผู้ถือ และให้กรรมการลงลายมือชื่อด้วยตนเองพร้อมประทับตราบริษัท
   
   
3. หลังจากนั้นภายใน 6 เดือน นับจากวันที่ได้จดทะเบียนเป็นบริษัทจะต้องจัดให้มีการประชุมสามัญผุ้ถือหุ้นขึ้นเป็นครั้งแรก และต่อจากนั้นในทุกๆรอบระยะเวลา 12 เดือน ก็ต้องจัดประชุมแบบนี้อีกอย่างน้อยหนึ่งครั้ง การประชุมที่นอกเหนือจากนี้เรียกว่าการประชุมวิสามัญผู้ถือหุ้น
   
   สำหรับวิธีการจัดประชุมผู้ถือหุ้นของบริษัททุกครั้ง จะต้องนัดประชุมผู้ถือหุ้นโดยวิธีการลงโฆษณาในหนังสือพิมพ์ในท้องถิ่นที่ และส่งหนังสือนัดประชุมทางไปรษณีย์ตอบรับไปยังผู้ถือหุ้นทุกคนล่วงหน้าก่อนวันประชุมไม่น้อยกว่า 7 วัน เว้นแต่นัดประชุมเพื่อพิจารณาเรื่องที่จะต้องลงมติพิเศษให้กระทำการดังกล่าวข้างต้นก่อนวันประชุมไม่น้อยกว่า 14 วัน โดยข้อความในหนังสือนัดประชุมต้องระบุสถานที่ วัน เวลา และเรื่องที่จะพิจารณากัน กับข้อความที่จะนำเสนอให้ลงมติพิเศษ
   
   ซึ่งเรื่องที่กฎหมายกำหนดให้ต้องมีการลงมติพิเศษคือ การเพิ่มทุน การลดทุน การแก้ไขข้อบังคับ การควบบริษัท การแก้ไขหนังสือบริคณห์สนธิ การเลิกบริษัททุกครั้งที่มีการประชุมต้องทำการจดบันทึกรายงานการประชุม มติของที่ประชุมไว้ในสมุดให้ถูกต้อง และต้องเก็บรักษาสมุดจดบันทึกรายงานการประชุมไว้ ณ สำนักงานของบริษัท
   
   
4. ต้องส่งสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นทั้งหมดและผู้ที่ไม่ได้เป็นผู้ถือหุ้นแล้วในวันประชุมสามัญ ไปยังนายทะเบียนหุ้นส่วนบริษัท อย่างน้อยปีละครั้งแต่ไม่ให้ช้ากว่า 14 วัน นับแต่วันประชุมสามัญผู้ถือหุ้น
   
   
5. ต้องรีบนัดประชุมวิสามัญผู้ถือหุ้นทันที เมื่อบริษัทขาดทุนถึงครึ่งหนึ่งของต้นทุนเพื่อแจ้งให้ผู้ถือหุ้นทราบ หรือเมื่อผู้ถือหุ้นที่มีหุ้นรวมกันไม่น้อยกว่า 1 ใน 5 ร้องขอให้เรียกประชุม
   
   
6. ต้องจัดให้มีผู้สอบบัญชีหนึ่งคนหรือหลายคนมาตรวจสอบงบการเงิน แล้วต้องนำงบการเงินที่ได้รับการตรวจสอบเสนอในที่ประชุมผู้ถือหุ้นเพื่ออนุมัติภายในสี่เดือนนับแต่วันที่ปิดบัญชี โดยต้องส่งสำเนางบการเงินให้ผู้ถือหุ้นดูล่วงหน้าก่อนวันประชุมไม่น้อยกว่า 3 วัน และมีสำเนางบการเงินเปิดเผยไว้ในสำนักงานบริษัท
   
   

1. จัดทำบัญชีรายวัน บัญชีแยกประเภท บัญชีสินค้า และบัญชีประเภทอื่น ตามความจำเป็นแก่การทำบัญชี โดยเริ่มตั้งแต่วันที่จดทะเบียนเป็นบริษัท
   
   
2. จัดให้มีผู้ทำบัญชี เพื่อเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดทำบัญชีของบริษัท ซึ่งเป็นผู้ที่จบไม่ต่ำกว่าปริญญาตรีทางการบัญชีหรือเทียบเท่าเป็นผู้ทำบัญชี ยกเว้น บริษัทจำกัดที่มีทุนจดทะเบียนไม่เกิน 5 ล้านบาท มีทรัพย์สินรวมไม่เกิน 30 ล้านบาท และมีรายได้รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท สามารถให้ผู้จบไม่ต่ำกว่าอนุปริญญาหรือเทียบเท่าเป็นผู้ทำบัญชีก็ได้ ซึ่งบริษัทจะต้องควบคุมดูแลผู้ทำบัญชีให้ตรงต่อความเป็นจริงและถูกต้องตามกฎหมาย
   
   
3. ต้องส่งมอบเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี ได้แก่ บันทึกหนังสือ หรือเอกสารใดๆ ที่ใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี ให้กับผู้ทำบัญชีให้ครบถ้วนถูกต้อง เพื่อให้บัญชีที่จัดทำขึ้นสามารถแสดงผลการดำเนินงานฐานะการเงิน หรือการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินที่เป็นอยู่ตามความเป็นจริงและตามมาตรฐานการบัญชี
   
   
4. ต้องปิดบัญชีครั้งแรกภายใน 12 เดือน นับแต่วันเริ่มทำบัญชีและให้ปิดบัญชีทุกรอบ 12 เดือน นับแต่วันปิดบัญชีครั้งก่อน เว้นแต่ได้รับอนุญาตจากสารวัตรบัญชีให้เปลี่ยนรอบปีบัญชีแล้ว อาจปิดบัญชีก่อนครบรอบ 12 เดือนได้
   
   
5. จัดทำงบการเงิน ประกอบด้วย งบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ หมายเหตุประกอบงบการเงิน งบการเงินเปรียบเทียบกับปีก่อน โดยงบการเงินต้องได้รับการตรวจสอบและแสดงความเห็นจากผู้สอบบัญชีรับอนุญาต
   
   
6. จัดส่งงบการเงินที่ได้รับอนุมัติจากที่ประชุมใหญ่ไปยังกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายในหนึ่งเดือนนับแต่วันที่งบการเงินได้รับอนุมัติจากที่ประชุมใหญ่
   
   
7. เก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่ทำการ เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชี แต่ถ้าบัญชีหรือเอกสารประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย บริษัทต้องแจ้งสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีภายใน 15 วัน นับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบ

1. การเปลี่ยนแปลงทุนบริษัท (เพิ่มทุน/ลดทุน) 
   ต้องไปยื่นจดทะเบียนมติพิเศษให้เพิ่มทุนหรือให้ลดทุน ภายใน 14 วัน นับจากวันที่ลงมติ
   
   
2. การเปลี่ยนแปลงข้อบังคับของบริษัท
   ต้องไปยื่นจดทะเบียนภายใน 14 วัน นับจากวันที่ลงมติ
   
   
3. การเปลี่ยนแปลงกรรมการเข้า/ออก
   ต้องไปยื่นจดทะเบียนภายใน 14 วันนับจากวันที่มีการเปลี่ยนแปลง
   
   
4. การควบบริษัท
   ต้องไปยื่นจดทะเบียนมติพิเศษให้ควบบริษัทเข้ากันภายใน 14 วัน นับจากวันที่มีมติ และยื่นจดทะเบียนควบบริษัทภายใน 14 วัน นับจากวันที่ควบเข้ากัน

1. จัดทำคำขอไปยื่นจดทะเบียนเลิกบริษัทภายใน 14 วัน นับแต่วันที่เลิกกัน และต้องลงโฆษณาในหนังสือพิมพ์ว่าบริษัทเลิกกัน พร้อมกับส่งจดหมายลงทะเบียนไปรษณีย์แจ้งไปยังเจ้าหนี้ทุกคน
   
   
2. จัดทำงบการเงินส่งให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบและรับรองความถูกต้อง แล้วเรียกประชุมผู้ถือหุ้นเพื่อรับรองให้ผู้ชำระบัญชีเป็นผู้ชำระบัญชีต่อไปหรือจะแต่งตั้งผู้ชำระบัญชีใหม่และอนุมัติงบการเงิน
   
   
3. ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงตัวผู้ชำระบัญชีใหม่หรือแก้ไขอำนาจผู้ชำระบัญชี หรือแก้ไขที่ตั้งสำนักงานของผู้ชำระบัญชี ต้องยื่นคำขอจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงด้วยการจดทะเบียนเปลี่ยนตัวผู้ชำระบัญชีหรือแก้ไขอำนาจผู้ชำระบัญชี ต้องไปจดทะเบียนภายใน 14 วัน นับจากวันที่ได้มีการเปลี่ยนตัว หรือวันลงมติ
   
   
4. จัดทำรายงานการชำระบัญชียื่นต่อนายทะเบียนทุก 3 เดือน เพื่อแสดงความเป็นไปของบัญชีที่ชำระอยู่ และรายงานนี้ต้องเปิดเผยให้ผู้ถือหุ้นและเจ้าหนี้ทราบด้วย
   
   
5. เมื่อผู้ชำระบัญชีได้ชำระบัญชีของบริษัทเสร็จสิ้นแล้ว ต้องทำรายงานสรุปการดำเนินการชำระบัญชีตั้งแต่ต้น แล้วเรียกประชุมใหญ่เพื่อเสนอรายงานและชี้แจงกิจการต่อที่ประชุม เมื่อที่ประชุมได้อนุมัติรายงานนั้นแล้ว ให้จัดทำคำขอไปยื่นจดทะเบียนเสร็จการชำระบัญชีภายใน 14 วัน นับแต่วันที่ประชุมอนุมัติรายงาน ซึ่งเมื่อได้จดทะเบียนแล้วถือว่าบริษัทนั้นสิ้นสภาพความเป็นนิติบุคคล